Come pianificare un’esercitazione efficace

Le prove di evacuazione sono il momento in cui un piano di emergenza viene verificato nella realtà: tempi, percorsi, comunicazioni, comportamento delle persone e coordinamento operativo. Un’esercitazione ben progettata consente di misurare cosa funziona e cosa va corretto, prima che l’emergenza sia reale.

La gestione delle emergenze richiede un’organizzazione chiara: incarichi definiti, procedure comprensibili e capacità di coordinamento sul campo. Il quadro normativo di riferimento è dato, in particolare, dagli obblighi di gestione delle emergenze e prevenzione incendi previsti dal D.Lgs. 81/08 e dai decreti ministeriali del 2021 sulla sicurezza antincendio nei luoghi di lavoro (tra cui il D.M. 2 settembre 2021, c.d. “Decreto GSA”, che disciplina criteri per la gestione della sicurezza antincendio in esercizio ed in emergenza e i contenuti del piano di emergenza quando richiesto).

Di seguito una traccia operativa per pianificare una prova di evacuazione efficace.

1) Pianificazione: obiettivo, perimetro e scenario

Una prova è efficace quando ha obiettivi chiari e misurabili. In fase di pianificazione, definire sempre:

• Perimetro della prova: evacuazione totale o parziale; uno o più edifici; un piano o più piani; una specifica area o l’intero sito.
• Scenario: principio di incendio, fumo in area tecnica, allarme impianto, evento in area affollata, ecc.
• Obiettivi misurabili: tempi di allertamento, tempi di uscita, gestione dei flussi, presidio delle uscite, gestione del punto di raccolta, controllo presenze, qualità delle comunicazioni, gestione di persone con esigenze particolari.

Buona pratica: in strutture complesse, pianificare prove “a gradini”: prima su un’area, poi sull’intero sito, per correggere criticità senza introdurre rischi organizzativi inutili.

2) Ruoli: chi decide, chi coordina, chi esegue

Il tema centrale non è solo far evacuare, ma farlo con ruoli chiari e una catena di comando riconoscibile. Nel piano di emergenza (quando previsto dalla normativa) devono essere indicati procedure e incaricati. I ruoli devono essere coperti per area e turno, con sostituzioni previste in caso di assenze.

Figure obbligatorie / principali:

• Addetti antincendio: gestiscono il primo intervento in sicurezza secondo formazione e procedure, supportano il presidio dei compartimenti/chiusure e la verifica delle aree.
• Addetti al primo soccorso: presidiano il punto di raccolta, gestiscono eventuali malori, supportano persone fragili e coordinano la richiesta di assistenza sanitaria quando necessario.

Figure operative possibili (best practice): A seconda della tipologia, dimensione e rischi dell’azienda, possono essere previsti:

• Responsabile dell’emergenza / Coordinatore evacuazione: attiva la procedura, coordina le squadre, decide eventuali escalation, gestisce le comunicazioni e, se previsto, interfaccia i soccorsi.
• Preposti / Referenti di area: verificano l’evacuazione nell’area di competenza, segnalano criticità, gestiscono interdizioni e supportano il coordinatore nelle decisioni operative.
• Security: gestisce i flussi in uscita, presidiano varchi, evitano rientri e indirizzano il pubblico in modo ordinato.
• Referente ditte esterne: assicura briefing, registrazione presenze, regole di comportamento e coordinamento degli appaltatori in evacuazione.

Principio di fondo: L’assegnazione dei ruoli deve essere coerente con competenze, presenza effettiva in sito e capacità di coordinamento. La prova di evacuazione serve anche a verificare che questi ruoli siano effettivamente operativi, e non solo nominativi su carta.

3) Pubblico, eventi e strutture complesse: indicazioni raccomandate

Quando oltre al personale interno sono presenti pubblico, clienti, utenti o appaltatori, la complessità aumenta. In questi casi, è consigliabile adottare ulteriori presidi.

A) Comunicazione chiara

• messaggi brevi e standardizzati (coerenti tra allarme, comunicazione vocale e indicazioni sul campo);
• segnaletica e percorsi coerenti e mantenuti sgombri;
• in contesti con pubblico internazionale: uso di pittogrammi e indicazioni essenziali.

B) Gestione dei flussi (crowd management)

• mappatura preventiva di “colli di bottiglia” e punti critici;
• presidio delle uscite principali e delle scale con addetti dedicati;
• valutazione di evacuazione per zone o progressiva se la struttura lo richiede.

C) Ditte esterne e appaltatori

• briefing iniziale con regole di emergenza e punto di raccolta assegnato;
• registrazione delle presenze (anche giornaliera) e controllo “chi è in sito”;
• referente unico e canale di comunicazione in emergenza (evitare istruzioni contraddittorie).

Nota: queste misure sono raccomandate in strutture complesse e non obbligatorie in tutti i contesti aziendali.

4) Come si svolge una prova di evacuazione “efficace”

1. Preparazione
   • verifica di percorsi, uscite, segnaletica e accessibilità (anche per persone con mobilità ridotta);
   • verifica del punto di raccolta (capienza, identificazione chiara, accessi e viabilità);
   • briefing incaricati (ruoli, contatti, checklist area, modalità di conteggio presenze);
   • informativa minima e proporzionata ai presenti, senza annullare il valore del test.
2. Esecuzione
   • attivazione allarme e messaggi;
   • registrazione dei tempi (attivazione, inizio deflusso, uscita ultimi occupanti, completamento del punto di raccolta);
   • presidio delle uscite e gestione flussi;
   • controllo aree secondo procedura (dove previsto), segnalazione criticità e gestione persone con esigenze particolari.
3. Chiusura e debrief
   • comunicazione di “fine prova”;
   • raccolta osservazioni dai referenti di area e dalle squadre;
   • report con azioni correttive (responsabile e scadenza) e aggiornamento delle procedure quando necessario.

5) Criticità ricorrenti

• Ruoli non riconosciuti: nessuno assume il coordinamento o le responsabilità sono sovrapposte.
• Copertura incompleta: addetti assenti per turni, ferie o sedi diverse, senza sostituzioni definite.
• Punto di raccolta non gestito: assenza di conteggio presenze e controllo dei rientri.
• Ditte esterne non integrate: lavorano in aree tecniche o con accessi secondari senza regole chiare.
• Percorsi ostruiti: depositi, cantieri, logistica che riducono la praticabilità delle vie d’esodo.
• Comunicazioni incoerenti: messaggi diversi tra allarme, voce, indicazioni degli addetti.
• Gestione persone fragili: assenza di modalità operative per mobilità ridotta o esigenze specifiche.

6) Evidenze e documentazione

Per dimostrare che l’esercitazione è stata pianificata e gestita con metodo (e per migliorare nel tempo), è utile mantenere evidenze coerenti e facilmente reperibili:

• piano di emergenza aggiornato (quando previsto), con procedure e nominativi incaricati;
• briefing e fogli firma degli incaricati (o tracciabilità equivalente);
• registro delle prove: data, scenario, aree coinvolte, tempi, esito;
• report finale con criticità e azioni correttive (responsabili e scadenze);
• evidenze di informazione/istruzioni a lavoratori, pubblico/utenti (se applicabile) e ditte esterne.

Formazione: rendere operativi prove e ruoli

Una prova di evacuazione misura la tenuta dell’organizzazione. Per questo, la formazione è parte integrante della pianificazione: consolida ruoli, modalità di coordinamento e gestione sul campo.

• Gestione emergenze
• Addetti al primo soccorso 

Integrare esercitazioni e formazione consente di verificare tempi, flussi e responsabilità, e di aggiornare procedure e piano sulla base delle evidenze raccolte (report, criticità, azioni correttive).

Fonti legislative essenziali

• D.Lgs. 81/2008, Art. 43 (Gestione delle emergenze)
• D.Lgs. 81/2008, Art. 46 (Prevenzione incendi)
• D.Lgs. 81/2008, Art. 18 (Obblighi del datore di lavoro e del dirigente)
• D.M. 2 settembre 2021 (Decreto GSA: gestione della sicurezza antincendio in esercizio ed in emergenza)
• D.M. 3 settembre 2021 (Criteri generali di progettazione, realizzazione ed esercizio della sicurezza antincendio nei luoghi di lavoro)
• D.M. 1 settembre 2021 (Controllo e manutenzione di impianti e attrezzature antincendio)