Il Garante per la Protezione della Privacy ha realizzato, lo scorso Aprile,  un Vademecum inerente “Le regole per il corretto trattamento dei dati personali dei lavoratori da parte di soggetti pubblici e privati”.

Nel documento vengono affrontati argomenti riguardanti:

• Cartellini identificativi,
• Comunicazioni,
• Bacheche aziendali,
• Pubblicazioni di dati del lavoratore sui siti web e sulle reti interne,
• Dati sanitari,
• Dati biometrici,
• Uso di internet/intranet e della posta elettronica aziendale,
• Controllo a distanza dei lavoratori: Videosorveglianza e geolocalizzazione.

Per quanto riguarda l’uso  di Internet e della posta elettronica il Garante dichiara che:

“Va specificato con chiarezza se la navigazione in Internet o la gestione di file nella rete interna autorizzi o meno specifici comportamenti come il download di software o di file musicali o l’uso dei servizi di rete con finalità ludiche o estranee all’attività lavorativa. Occorre anche specificare quali conseguenze, anche di tipo disciplinare, il datore di lavoro si riserva di trarre qualora constati che la posta elettronica o la rete internet sono utilizzate indebitamente. Il datore di lavoro per ridurre il rischio di usi impropri di Internet può adottare opportune misure che possono prevenire controlli successivi sul lavoratore, che possono risultare leciti o meno a seconda dei casi e possono comportare il trattamento di dati sensibili, come le convinzioni religiose, filosofiche, politiche, lo stato di salute o la vita sessuale. Ad esempio si possono individuare i siti correlati o meno alla prestazione lavorativa o configurare sistemi o filtri che prevengano determinate operazioni”.

In merito alla Posta elettronica aziendale invece:

“I contenuti e le informazioni della posta elettronica sono tutelati costituzionalmente da garanzie di segretezza ma riguardano anche l’organizzazione del lavoro. In questo quadro è opportuno che il datore di lavoro renda disponibili indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad es. ufficioreclami@società.com) affiancandoli a quelli individuali (ad es. rossi@società.com) e valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad un uso privato. Il datore di lavoro può mettere a disposizione di ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le “coordinate” di un altro lavoratore. Si può altresì consentire al lavoratore di delegare un altro lavoratore (fiduciario) in caso di assenze prolungate, a leggere i messaggi di posta e ad inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per l’attività lavorativa. Di tale attività dovrebbe essere redatto apposito verbale e informato il lavoratore interessato. In caso di assenze non programmate (ad es. per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura descritta (anche avvalendosi di servizi webmail), il datore di lavoro può incaricare altro personale (ad esempio l’amministratore di sistema) di gestire la posta del lavoratore, avvertendo l’interessato e i destinatari”.

Fonte: Garante per la Protezione della Privacy